НАПОМЕНА: Гугл редовно, без најаве, врши мање или веће корекције графичког окружења својих апликација са циљем побољшања корисничког искуства. Може се догодити да слике које прате ово упутство не одговарају у потпуности тренутном окружењу, али неће бити замењене докле год могу да послуже приликом оријентације корисника.
1. шта је Google Workspace и чему служи?
Google Workspace је збирка великог броја алата и услуга за онлајн сарадњу и повећање продуктивности. Иницијално замишљен као корпоративни пакет, Workspace је временом добио посебно издање за средње школе и факултете које омогућава парцијално или комплетно одржавање наставе на даљину. Интегрални и најчешће коришћени делови пакета су:
- Услуга електронске поште (Webmail / Gmail)
- Апликација Meet за конференцијске позиве (више информација: https://apps.google.com/meet/how-it-works/)
- Учионица (Google Classroom) (више информација: https://edu.google.com/intl/sr/products/classroom/)
2. Google Workspace налог на домену Филозофског факултета
На почетку школске године, свака нова генерација студената уз индекс добија упутство за активацију налога које садржи:
- име и презиме студента
- број индекса
- е-mail адресу студентског налога са додељеном привременом лозинком (ВАЖНО - уколико изгубите упутство пре активације, нећете моћи да активирате свој налог!)
- детаљно упутство за активацију налога, корак по корак
- линк на ову страну, за преглед упутства у електронском облику (HTML страна или PDF документ)
Овај папир вам омогућава активацију унапред припремљеног Google налога на домену Филозофског факултета. За више информација о томе које све погодности нуде Google налози за студенте погледајте ову страну.
3. Пре него што активирате налог
Молимо вас да пажљиво прочитате и најозбиљније схватите следеће:
- Упутство са подацима израђује се индивидуално, за сваког студента понаособ, и представља личну одговорност студента
- Лозинка на листићу је једнократног карактера. То значи да се користи искључиво приликом активације налога (видети одељак 4. Активација Google Workspace налога) и никада више након тога
- Google Workspace налог није само налог електронске поште, већ се користи за приступ свим Workspace едукативним сервисима, као и за реализацију наставе на даљину (рецимо Google Classroom за преузимање материјала за наставу и полагање тестова или Google Meet за видео сесије, предавања или консултације)
- Иако не постоји временски лимит за активацију налога, комуникација и интеракција са студентима коришћењем Google Workspace сервиса почиње јако брзо. Ово нарочито важи у условима пандемије, када се комплетан наставни процес, или макар добар део, одвија на даљину. Због тога је важно активирати налог и упознати се са окружењем што пре, како би се избегле .
- Студентски е-mail налози на домену filfak.ni.ac.rs су једини валидни налози који се користи за кореспонденцију са наставним и ваннаставним особљем факултета. Под одређеним околностима, искључиво уз сагласност наставника, можете користити и приватне имејл налоге. Међутим, морате имати у виду да наставно и ненаставно особље Факултета задржавају право да не одговарају на упите са пореклом ван домена Филозофског факултета
- Кореспонденција са студентима обавља се под претпоставком да су сви студенти благовремено активирали своје налоге. То значи да се линкови за Google Classroom и Meet сесије, као и евентуална обавештења од факултетских служби, по аутоматизму шаљу на Workspace адресе
- Студентски е-mail налози на домену filfak.ni.ac.rs по аутоматизму су повезани са налозима на е-ИНДЕКС апликацији и користe се за ресетовање заборављене или изгубљене лозинке за апликацију
- Уколико изгубите листић са подацима пре него што прођете комплетан процес активације налога и уноса телефонског броја за враћање приступа налогу (видети одељак 4. Активација Google Workspace налога), нећете моћи да приступите свом налогу. Филозофски факултет не сноси одговорност за овакав сценарио
- Након активирања налога, потпуну самосталност у управљању налогом, као и могућност промене или враћања заборављене лозинке имате искључиво уколико сте свој налог повезали са мобилним телефоном и/или унели алтернативну адресу електронске поште за ове потребе. Иницијално су Google Workspace налози повезани са приватним адресама електронске поште које сте поднели приликом уписа на Филозофски факултет. Уколико изаберете да ове податке не унесете, односно избришете из налога (што свакако јесте ваше право), морате бити свесни да Google Workspace администратори Филозофског факултета не нуде никакву гаранцију у погледу временских рокова приликом обраде захтева за ресетовање заборављених лозинки.
4. Активација Google Workspace налога
Активација Google налога остварује се иницијалном пријавом. Овај процес остварује се у неколико корака:
- пријава иницијално додељеном лозинком (обавезан корак)
- промена лозинке (обавезан корак)
- унос броја телефона за ресетовање и повраћај лозинке (препоручени опциони корак)
- унос алтернативне е-mail адресе за ресетовање и повраћај лозинке (препоручени опциони корак) - још једном наглашавамо да су Google Workspace налози иницијално повезани са приватним адресама електронске поште које сте поднели приликом уписа на Филозофски факултет, као и да имате право да на сопствену одговорност овај податак уклоните, уз све последице које то са собом повлачи (видети одељак 3. Пре него што активирате налог)
НАПОМЕНА: ово упутство садржи слике које допуњују описане процедуре и помажу студентима у сналажењу са окружењем. Google редовно врши мање корекције у дизајну и преводу одређених лабела корисничког окружења, па је сасвим могуће да слика или опис не одговарају у потпуности ономе што видите на екрану уређаја. У великој већини случајева корекције су таквог типа да је веома лако наћи тражени елемент иако опис није 100% тачан.
4.1. Пријава иницијално додељеном лозинком
Панелу за пријаву можете приступити на неколико начина:
- кликом на Webmail линк у врху стране на порталу https://www.filfak.ni.ac.rs или https://studenti.filfak.ni.ac.rs
- позивањем http://webmail.filfak.ni.ac.rs
- позивањем https://www.gmail.com
Уколико нисте пријављени на приватни Google налог, у прва два случаја појавиће се пријавни прозор као на слици испод. У случају да сте већ пријављени, одјавите се са свог налога и поновите процедуру.
НАПОМЕНА: у примеру пријаве који следи користи се фиктивно кориснично име student.ff - студенти овде уносе своје додељено корисничко име у облику p.peric-12345 (број иза цртице у налогу је ЈИБС - Јединствени Идентификациони Број Студента и користи се као корисничко име за пријаву на е-ИНДЕКС апликацију)
Слика 1
Пријављивање на Google налог
Након клика на тастер Даље, отвара се поље за унос лозинке. Свака произвољно генерисана лозинка садржи тачно 10 карактера који се састоје од великих и малих слова енглеског алфабета и бројева. Карактери су изабрани тако да нема визуелно сличних, чиме се избегавају било какве недоумице приликом уноса.
Иницијално додељене лозинке могу се искористити само за активацију налога, након чега се неизоставно мењају у трећем кораку (видети одељак 4.3. Постављање лозинке).
Слика 2
Унос лозинке за активацију налога
4.2. Услови коришћења
Наредни корак ставља пред вас Услове коришћења. Иако услове коришћења неизоставно морате прихватити, с обзиром да се често постављају питања о томе који тачно ниво увида у активности на налозима имају Google Workspace администратори, предлажемо да се овом приликом о томе детаљно информишете.
ВАЖНЕ НАПОМЕНЕ
- Google документација је у овом погледу јако детаљна и нуди веома прецизне одговоре на сва питања из овог домена. Стога Филозофски факултет задржава право да не одговара на било какве упите у вези са ингеренцијама Google Workspace администратора
- Обавеза је студената да факултетски налог користе искључиво у академске сврхе
- Google Workspace администратори задржавају право да без претходне најаве, а по дојави Google заснованој на анализи активности, суспендују налоге који се на било који начин оглуше о Услове коришћења
Слика 3
Услови коришћења
4.3. Постављање лозинке
По уносу једнократне лозинке за активацију и прихватању Услова коришћења, појављује се дијалог за постављање нове лозинке за кориснички налог. Лозинку одређујете сами и уносите је два пута у назначена поља.
ВАЖНЕ НАПОМЕНЕ
- Нова лозинка требало би да буде позната само Вама; у складу са Условима коришћења (видети одељак 4.2. Услови коришћења), нико сем крајњег корисника нема, нити може имати, увида у туђе лозинке
- Нова лозинка приликом креирања мора поштовати одређени ниво сложености. Минимум сложености подразумева коришћење 10 карактера, од чега најмање по једно велико слово, број и специјални карактер (#$% итд), а у новије време се препоручује минимум од 16 карактера, уз коришћење већег броја великих слоба, бројева и специјалних карактера. Препорука је да се не користе очигледне лозинке, попут ЈМБГ, датума рођења, имена кућних љубимаца и слично. Само на овај начин можете смањити вероватноћу да Вам неко украде налог једноставним погађањем лозинке. Одличне смернице за креирање јаке лозинке дате су на https://support.google.com/accounts/answer/32040?hl=sr
- Нико од особља Филозофског факултета никада Вам неће тражити лозинку! Уколико добијете поруку у којој се захтева унос или слање корисничког имена и лозинке ради било какве "администраторске интервенције", слободно занемарите и/или обришите овакву поруку, опционо означите као нежељену пошту (Spam). Студентски Google Workspace налози су неограничени по дефиницији и никада неће бити потребе да бришете било коју поруку, до краја школовања.
Слика 4
Унос нове лозинке
Од овог тренутка преузимате пуну одговорност за безбедност и активности на факултетском Google Workspace налогу.
5. Подешавање безбедности Google Workspace naloga
5.1. Унос броја телефона за опоравак налога
У горњем десном углу налази се логотип Филозофског факултета. Кликом се отвара дијалог као на слици:
Слика 5
Приступ подешавањима Google налога
Опције Google налога подељене су у 6 главних категорија:
- Почетна
- Лични подаци
- Подаци и приватност
- Безбедност
- Људи и дељење
- Плаћања и претплате
За подешавање броја телефона потребно је посетити категорију Безбедност:
Слика 6
Главна навигација
На страници категорије Безбедност број телефона се може додати на неколико начина. Један од њих је преко одељка Како можемо да проверимо да ли сте то ви, кликом на линк Додајте број мобилног телефона:
Слика 7
Одељак "Како можемо да проверимо да ли сте то ви"
Након овога, Google ће тражити да поново унесете лозинку. У питању је безбедносна мера и ово је подразумевано понашање система. Наравно, сада уносите нову лозинку коју сте раније дефинисали (иницијална лозинка више не важи).
Слика 8
Поновни унос лозинке (мера безбедности)
Након овога потребно је поново захтевати унос броја телефона:
Слика 9
Поновни избор опције за додавање телефона за опоравак
У дијалогу који се појављује уносите број телефона. Број се уноси без интернационалног префикса +381 (за Србију), као и без нуле на почетку. Почиње се од суфикса мобилне мреже (60, 61, 62, 63 ...), након чега се уноси пуни број мобилног телефона, без цртица или размака. Пример је дат на слици:
Слика 10
Унос броја мобилног телефона
Кликом на дугме за преузимање кода (слика 11), Google шаље SMS поруку и захтева унос PIN од неколико цифара који порука садржи.
Слика 11
Слање PIN кода путем SMS
У зависности од околности, Google може понудити и друге методе за потврду унесеног броја телефона, као рецимо позив који се не тарифира. Процедура се некада мења, али увек је прецизна и потребно је испратити оно што се дешава на екрану уређаја и мобилном телефону након овога. Након што се број телефона потврди, ова процедура је окончана.
5.2. Унос, измена или брисање имејл адресе за враћање приступа налогу
ВАЖНЕ НАПОМЕНЕ
- Иницијално су Google Workspace налози повезани са приватним адресама електронске поште које сте поднели приликом уписа на Филозофски факултет. Уколико сматрате да је ово у реду, можете да прескочите овај корак
- У случају да изаберете да адресу избришете из налога (што свакако јесте ваше право), морате бити свесни да Google Workspace администратори Филозофског факултета не нуде никакву гаранцију у погледу временских рокова приликом обраде захтева за ресетовање заборављених лозинки.
Унос, измена или брисање имејл адресе за враћање приступа налогу такође се остварује кроз одељак Како можемо да проверимо да ли сте то ви (категорија Безбедност - видети 5.1. Унос броја телефона за опоравак налога).
Слика 12
Унапред унесена адреса за враћање приступа налогу
Кликом на унесену адресу електронске поште отвара се поље за унос адресе (уколико сте адресу раније избрисали, уместо ње постоји линк Додајте имејл адресу). Пре тога Google ће поново тражити да унесете лозинку налога – поново, у питању је очекивано понашање система.
Слика 13
Дијалог за додавање, измену или брисање имејл адресе за враћање приступа налогу
Имејл адреса за враћање приступа налогу не може имати везе са Google доменом Филозофског факултета, већ је неопходно да буде у питању било која адреса са комерцијалног домена, на пример gmail.com, yahoo.com, hotmail.com, outlook.com итд.
У овом тренутку, можете да изведете две операције:
- брисање имејл адресе
- измена имејл адресе
Брисање имејл адресе је једноставно и своди се на брисање садржаја поља. По брисању поља, дијалог изгледа овако:
Слика 14
Брисање имејл адресе за враћање приступа налогу
Довољно је кликнути на Сачувај и имејл адреса је обрисана са Google Workspace налога.
Измена адресе, логично, своди се на унос нове имејл адресе у поље и клик на Верификуј. Веома брзо након овога на наведену адресу стиже порука следеће садржине:
Слика 15
Порука за верификације имејл адресе за враћање приступа налогу
Процедура се окончава уносом шестоцифреног PIN кода из поруке у дијалог и кликом на Верификуј:
Слика 16
Унос PIN кода за верификацију имејл адресе за враћање приступа налогу
Овим сте успешно окончали активацију свог Google Workspace налога.