Приликом одбране завршног (ОАС) или мастер рада (МАС), односно докторске дисертације (ДАС), кандидат најпре са портирнице Факултета (први шалтер са леве стране након главног улаза) узима кључ од ормарића просторије у којој је заказана одржана одбрана рада. За случај да је одбрана заказана у просторији 15D код деканата, узима се кључ од улазних врата. Кључ се задужује именом и презименом. По завршетку одбране кандидат је дужан да кључ врати на портирницу и том приликом се раздужује.
Рачунар и даљински управљач од пројектора или ТВ-а налазе се у ормарићу. Уколико рачунар није укључен, прекидач се налази на горњем предњем делу кућишта и лако је доступан. Пројектор или ТВ укључују се притиском на одговарајући тастер на даљинском.
Систем је подешен тако да се слика аутоматски клонира са рачунара на ТВ/пројектор. Након што се укључе рачунар и пројектор, потребно је сачекати минут до два да се читав систем иницијализује. Уколико нема слике на ТВ/пројектору, на радној површини рачунара (desktop) налази се иконица Projektor. Двокликом на ову иконицу форсира се клонирање слике.
USB порт за USB Flash меморију доступан је у облику продужног кабла смотаног око основе монитора. Алтернативно, на предњој страни кућишта, непосредно уз прекидач за напајање, налазе се 2 додатна порта.
Autorun опција је искључена из безбедносних разлога, па кандидат ручно покреће File Explorer и покреће презентацију двокликом. Иконица File Explorer се налази на задатковној траци (taskbar) на дну екрана и изгледа овако:
Антивирусни софтвер је подешен тако да аутоматски покрене скенирање сваког типа екстерне меморије и аутоматски чисти пронађене претње, без изузетака. Стога се кандидатима најтоплије препоручује да на USB меморијама које доносе на одбрану завршног рада не држе никакве осетљиве податке. Такође, добра је пракса имати резервну копију презентације на Google Drive (део Google Workspace налога), за сваки случај.
По окончању одбране рада, потребно је искључити ТВ/пројектор помоћу даљинског управљача, а рачунар коришћењем Shut Down/Turn Off опције. Даљински се враћа на кућиште рачунара, ормарић се закључава и кључ враћа на портирницу.